Co jest legalne w weryfikacji pracownika?

Co jest legalne w weryfikacji pracownika?

  • Ustawa o uczciwych szansach konkurowania o pracę z 2019 r., Nowe przepisy IRS i kilka przepisów na poziomie stanowym to jedne z nowych zmian, o których powinieneś wiedzieć w kwestii sprawdzania przeszłości pracowników.
  • Weryfikacja przeszłości jest legalna, jeśli przestrzegasz pewnych zasad.
  • Kilka stanów uchwaliło przepisy ograniczające pracodawcom dostęp do dokumentacji medycznej danej osoby i sprawdzanie jej statusu związkowego lub sprawdzanie zdolności kredytowej, kontroli płac i testów narkotykowych.
  • Ten artykuł jest przeznaczony dla pracodawców, którzy chcą się upewnić, że ich procesy sprawdzania przeszłości są zgodne z prawem.

Przy tak dużej ilości informacji dostępnych online - niektóre z nich są dostępne publicznie, a inne za opłatą - przyjrzenie się przeszłości pracownika może być mylące i potencjalnie problematyczne dla firm. Aby pomóc w tym procesie, wiele firm korzysta z usług renomowanego dostawcy usług sprawdzania przeszłości.

Czy profile w mediach społecznościowych są uczciwą grą? A co z raportami kredytowymi? Czy firma może wymagać od kandydata wykonania testu narkotykowego przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu?

To zależy, powiedziała Tricia Meyer, założycielka i adwokat zarządzająca w Meyer Law, powiedziała Business News Daily.

„Kontrole przed zatrudnieniem mogą uwzględniać takie informacje, jak testy na obecność narkotyków, akta sądowe, akta kredytowe, referencje postaci, akta jazdy, akta edukacyjne itp.” - powiedział Meyer. Firmy mogą okresowo sprawdzać te informacje również dla obecnych pracowników.

Informacje, do których pracodawcy mają legalny dostęp, zależą jednak od wielu czynników, w tym od branży, od tego, czy firma znajduje się w sektorze publicznym czy prywatnym oraz w jakim stanie jest zlokalizowana.

Oto, co musisz wiedzieć o legalności weryfikacji pochodzenia pracownika.

[To stay compliant, you are best served hiring a background check service to conduct your screenings. Here are the top background providers we recommend.]

Przepisy dotyczące sprawdzania przeszłości, które mogą mieć zastosowanie do Twojej firmy

Prawo federalne ma zastosowanie do wszystkich firm, jednak przepisy stanowe są bardzo zróżnicowane. A jeśli prowadzisz interesy w więcej niż jednym stanie, wiedza, które przepisy mają zastosowanie do Twojej sytuacji, może być myląca.

„Ogólna zasada jest taka, że ​​prawo państwa, w którym dana osoba pracuje, będzie miało zastosowanie nad innymi wyborami, więc jeśli przesłuchuje się ją w państwie, w którym pracownik będzie pracował, będzie obowiązywać prawo tego stanu” - powiedział Meyer. „Jednak ostatecznie zależy to od tego, który stan ma największy interes w danej sytuacji. Na przykład, jeśli ktoś faktycznie zatrudnił, sprawdził przeszłość wszystkich w państwie, w którym znajduje się siedziba firmy, wówczas prawo tego stanu prawdopodobnie obowiązywałoby jako„ dom ”wnioskodawcy stan nie wejdzie w grę. "

Meyer podkreślił, jak ważne jest przestrzeganie przepisów stanowych podczas podejmowania decyzji o zatrudnieniu, aby uniknąć skarg ze strony Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia Stanów Zjednoczonych (EEOC), Krajowa Rada ds. Stosunków Pracy lub inne agencje federalne i stanowe, które regulują praktyki zatrudniania.

„Jeśli jesteś kandydatem, upewnij się, że wiesz, jakich zabezpieczeń i zasad powinien przestrzegać pracodawca, a jeśli jesteś pracodawcą, upewnij się, że podczas procesu rekrutacji bierzesz pod uwagę takie przepisy obowiązujące w poszczególnych stanach” - powiedział Meyer. „Pracodawcy powinni zweryfikować swoje praktyki zatrudniania, aby ... upewnić się, że decyzje nie są sprzeczne z jakimkolwiek prawem federalnym lub stanowym i są poparte wymogami pracy”.

Ważne federalne i stanowe przepisy dotyczące sprawdzania przeszłości, które należy znać, obejmują:

  • Ustawa o uczciwych szansach konkurowania o pracę z 2019 r. Ta ustawa, która wchodzi w życie 20 grudnia 2021 r., Zakazuje agencjom federalnym i wykonawcom dochodzenia w sprawie karalności kandydata do czasu otrzymania przez niego warunkowej oferty pracy. Istnieją ograniczone wyjątki bezpieczeństwa.
  • Nowy formularz I-9. Od maja 2020 r. Pracodawcy muszą korzystać z nowego formularza I-9. Wszyscy pracownicy, których zatrudniasz, muszą wypełnić formularz I-9, aby zweryfikować swoją tożsamość i potwierdzić swoje upoważnienie do zatrudnienia.
  • Stanowe przepisy dotyczące kontroli marihuany. Od maja 2020 r. Pracodawcy w Nowym Jorku nie mogą sprawdzać pracowników pod kątem używania marihuany lub THC, z bardzo nielicznymi wyjątkami. Pracodawcy, którzy naruszają to prawo, mogą być ścigani zgodnie z nowojorskimi przepisami dotyczącymi dyskryminacji i praw człowieka.

    Pracodawcy w Nevadzie nie mogą wykorzystywać wyników badań przesiewowych marihuany do wpływania na decyzje o zatrudnieniu lub zwolnieniu. Ponadto pracownicy Nevady mogą kwestionować wyniki wszelkich ekranów marihuany podawanych podczas pierwszych 30 dni pracy.

  • Ustal sprawiedliwe przepisy dotyczące zatrudniania. Pracodawcy w Maryland zatrudniający co najmniej 15 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy nie mogą pytać kandydatów do pracy o ich przeszłość kryminalną przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną.

Pracodawcy w Grand Rapids w stanie Michigan nie mogą wykorzystywać rejestrów karnych, w tym zapisów o braku wyroków skazujących, jako czynnika przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Pracodawcy z Grand Rapids, którzy odmawiają pracy osobom z rejestrami karnymi, muszą wykazać, że ukierunkowane ekrany i zindywidualizowane oceny ujawniły inne powody, dla których kandydat został odrzucony.

Od lipca 2020 r. Żaden pracodawca w Waterloo w stanie Iowa nie może zbadać kryminalnej przeszłości kandydata do pracy przed przedłużeniem warunkowej oferty pracy.

  • Państwowe zakazy historii płac. Od stycznia 2020 r. Prywatni pracodawcy w New Jersey nie mogą poprosić kandydata o informacje o jego historii zarobków, świadczeniach i innych sprawach związanych z odszkodowaniami dotyczącymi wcześniejszych miejsc pracy.

Zabrany klucz: Jako pracodawca powinieneś znać przepisy zawarte w ustawie o uczciwych szansach konkurowania o pracę z 2019 r., Które uniemożliwiają zapytanie o karalność kandydata do pracy; przepisy dotyczące sprawdzania przeszłości w Twoim stanie; i powinieneś użyć zaktualizowanego formularza I-9, aby zweryfikować tożsamość i pozwolenie na zatrudnienie nowych pracowników.

Pracodawcy mogą zlecać lub gromadzić informacje ogólne na temat obecnych i potencjalnych pracowników, w tym sprawdzanie przeszłości kryminalnej. Jednak EEOC utrzymuje ścisłe zasady regulujące procedury, których muszą przestrzegać pracodawcy, aby przeprowadzać weryfikację przeszłości i do jakich informacji mają dostęp. Zasady te określają, że:

  • Pracownika należy powiadomić na piśmie, że przeprowadzane jest sprawdzenie przeszłości i może to wpłynąć na jego kwalifikacje do zatrudnienia. Powiadomienie to musi być odrębnym dokumentem, odrębnym od wniosku o zatrudnienie.
  • Pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na sprawdzenie przeszłości.
  • Jeśli ciągłe sprawdzanie przeszłości jest warunkiem zatrudnienia, firma musi to wyraźnie zaznaczyć w swoich pisemnych zasadach.
  • Jeśli przeprowadzane są osobiste rozmowy w celu poznania reputacji, stylu życia lub charakteru pracownika, pracownik ma prawo - i musi zostać o tym powiadomiony - do opisu charakteru i zakresu tych rozmów.

Uwaga redaktora: Szukasz odpowiedniej usługi sprawdzania przeszłości dla swojej firmy? Wypełnij poniższy kwestionariusz, aby nasi partnerzy dostawcy skontaktowali się z Tobą w sprawie Twoich potrzeb:

Między mediami społecznościowymi a wyszukiwaniem online pracodawcy mogą uzyskać dostęp do wielu informacji o potencjalnych lub obecnych pracownikach bez konieczności przeprowadzania tradycyjnego sprawdzania przeszłości. Jeśli informacje są publicznie dostępne online lub łatwo je znaleźć za pomocą wyszukiwarki, pracownicy powinni oczekiwać, że firmy mogą i znajdą je.

Jednak w wielu stanach obowiązują przepisy chroniące prywatność pracowników w serwisach społecznościowych.

„Pracodawcy nie mogą już żądać danych logowania pracownika do kont w mediach społecznościowych” - powiedział Meyer, dodając, że próby ominięcia ustawień prywatności również są niedozwolone. W przeszłości pracodawcy często próbowali przeglądać konta, samodzielnie tworząc fałszywy profil lub prosząc firmę zajmującą się mediami społecznościowymi o dostęp. „Jeśli kandydat ma konto ustawione jako prywatne, ważne jest, aby pracodawca nie omijał jego praw do prywatności”.

O ile ich historia medyczna nie wpływa bezpośrednio na zdolność pracownika do wykonywania swojej pracy, na przykład podczas wstąpienia do wojska, historia medyczna nie powinna być częścią kontroli przeszłości. Plik Ustawa o niepełnosprawnościach Amerykanów (ADA) ogranicza informacje medyczne, które pracodawca może zgodnie z prawem zebrać podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub sprawdzenia przeszłości. ADA zakazuje pracodawcom dyskryminacji przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu na podstawie historii medycznej kandydata lub statusu niepełnosprawności. [Read related article: ADA Requirements That May Surprise You]

Plik Ustawa o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej wymaga, aby pracodawca uzyskał pisemną zgodę przed zażądaniem raportu zaliczenia pracownika. FCRA jest prawem federalnym, więc zgoda ta jest wymagana we wszystkich 50 stanach. Niektóre stany, w tym Illinois, Kalifornia i Kolorado, nakładają dodatkowe ograniczenia na to, czy i kiedy pracodawca może uzyskać dostęp do informacji kredytowych kandydata. W niektórych branżach obowiązują wyjątki, na przykład w przewozach.

FCRA wymaga również, aby pracodawcy informowali pracowników, jeśli informacje zawarte w ich aktach kredytowych są wykorzystywane przeciwko nim. Jeśli firma odmawia zatrudnienia na podstawie informacji zawartych w raporcie kredytowym, musi wyraźnie podać ten powód, wraz z nazwą, numerem telefonu i adresem biura informacji kredytowej, które dostarczyło informacje. Pozwala to kandydatom na poprawienie potencjalnych błędnych informacji przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu.

W niektórych branżach, takich jak produkcja lub energia jądrowa, testowanie narkotyków jest prawnie wymaganym środkiem bezpieczeństwa. Większość prac rządowych wymaga od kandydata poddania się testom na obecność narkotyków. Niektóre stany ograniczają testowanie narkotyków do branż, w których jest to wymagane przez prawo, podczas gdy inne wymagają od firm udowodnienia, że ​​zażywanie narkotyków jest uzasadnionym problemem dotyczącym bezpieczeństwa, a zatem wymaga testów pracowniczych.

„Testy na obecność narkotyków zazwyczaj zależą od uznania pracodawcy i mogą być częścią kompleksowej kontroli przeszłości” - powiedział Meyer.

Aby były ważne w sądzie, zasady dotyczące testów narkotykowych muszą być spisane, dostępne dla pracowników oraz stosowane jednakowo i konsekwentnie do wszystkich obecnych lub potencjalnych pracowników.

Potencjalni pracownicy mogą odmówić wykonania testu narkotykowego w ramach kontroli przeszłości. W niektórych stanach można jednak odmówić im zatrudnienia z powodu takiej odmowy. Obecni pracownicy mogą również odmówić wykonania testów na obecność narkotyków, ale mogą zostać zwolnieni za tę odmowę, jeśli wymagania dotyczące testów zostaną określone w pisemnych zasadach pracodawcy.

W większości stanów pytanie pracownika o jego obecny lub dawny status związkowy nie jest naruszeniem prawa. Ale ostrzegł Meyer, jest to prawie zawsze niewłaściwe, aw niektórych stanach może powodować problemy prawne.

„Niektóre sądy stanowe stwierdziły, że… dochodzenia dotyczące statusu związku lub członkostwa w związku mogą być nieuczciwą praktyką pracodawcy, polegającą na dyskryminacji w decyzjach o zatrudnieniu” - powiedział Meyer. Ogólnie rzecz biorąc, działalność związkowa jest uważana za prawo chronione i nie powinna być częścią weryfikacji.

Weryfikacja wynagrodzeń: nielegalna w niektórych stanach

Kontrole wynagrodzeń zostały ostatnio poddane kontroli ze względu na ich wpływ na równość wynagrodzeń. Wiele przepisów stanowych ogranicza obecnie możliwość sprawdzenia przez pracodawcę poprzedniego wynagrodzenia, aby zachęcić do równej płacy za taką samą pracę. Jeśli pracodawca zapyta o poprzednie wynagrodzenie - to jest obecnie lub wkrótce będzie nielegalne w Nowym Jorku, Nowym Orleanie, Filadelfii i całej Massachusetts - potencjalny pracownik nie jest zobowiązany do odpowiedzi.

Informacje chronione: nielegalne

Pod Tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich, pewne chronione informacje nigdy nie powinny być wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Informacje chronione obejmują wiek, rasę, pochodzenie etniczne, kolor skóry, płeć, religię, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny i ciążę. Pracodawca nie może pytać o te cechy podczas sprawdzania przeszłości, rozmowy kwalifikacyjnej lub, w przypadku obecnych pracowników, oceny wyników pracy.

Biorąc jednak pod uwagę informacje udostępniane online, zwłaszcza w mediach społecznościowych, jest możliwe i prawdopodobne, że firma przypadkowo dowie się o chronionych cechach podczas innych części weryfikacji. Jednak informacje te nie mogą wpływać na decyzje dotyczące zatrudnienia.

Zabrany klucz: Istnieją różne restrykcje i ograniczenia dotyczące sprawdzania zdolności kredytowej, testów narkotykowych, kontroli dokumentacji medycznej, kontroli wynagrodzeń i sprawdzania statusu związku podczas przeprowadzania kontroli przeszłości.

Dodatkowe raporty autorstwa Maxa Freedmana.

Możesz być również zainteresowany